Offre d'emploi   
AGENTE OU AGENT DE BUREAU NIVEAU 4 SURNUMÉRAIRE
CENTRE ÉNERGIE MATÉRIAUX TÉLÉCOMMUNICATIONS À VARENNES
  
Sommaire de la fonction   

Relevant du gestionnaire de l’administration du Centre, en collaboration avec les autres employés, la personne effectue un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail tout en respectant le cadre des pratiques et des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, la personne réalise les tâches suivantes :

Approvisionnement

Elle assume la coordination et le suivi des opérations courantes relatives aux achats de biens et de services de $5,000 et moins en conformité avec les documents normatifs en vigueur ainsi qu’à la réception des commandes du Centre.

Elle contacte les fournisseurs, fait l’ouverture des comptes, prépare vérifie et saisit les demandes d’achat dans SOFE. Elle émet les bons de commande et les transmet aux fournisseurs.

Elle rédige, contrôle, vérifie et diffuse divers documents et rapports administratifs ou comptables de nature complexe et assure le suivi de différents dossiers. Elle voit à leur échéancier et collabore à leur établissement. Elle effectue des recherches à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution et assure la bonne marche des activités.

Rapports de dépenses et facturation

Elle voit à rembourser les dépenses des employés et étudiants du Centre de recherche. Elle s’assure de la disponibilité budgétaire, de la codification budgétaire, du calcul des taxes, de l’admissibilité des dépenses, de la présence des pièces justificatives et des signatures d’autorisation et d’approbation.

Elle vérifie et saisit les demandes d’avance de voyage et les rapports de dépenses.

Elle vérifie les autorisations de voyage et s’assure d’obtenir les signatures appropriées.

Elle compile et prépare toute la facturation relative aux frais de transport des colis et enveloppes acheminés à l’extérieur et au besoin, toute autre facturation interne.

Elle vérifie les documents relatifs aux dossiers de gestion et peut être appelée à collaborer à la préparation de budgets.

Soutien administratif

Au besoin, elle agit comme secrétaire pour certains comités du Centre en assurant la préparation de l’ordre du jour, des convocations et de la rédaction des comptes rendus.

Elle est également appelée à remplacer la réceptionniste dans l’exécution de ses fonctions.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
  • Expérience
  • Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.
  • Autre
  • Excellente connaissance de la suite MS Office notamment Excel et de la préparation de tableaux;
  • Bonne maîtrise de Filemaker Pro;
  • Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Sens développé du service à la clientèle;
  • Bonne capacité à travailler en équipe;
  • Rigueur et précision dans le travail;
  • Discrétion.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
    Comment postuler ?   
    « Précédent