Offre d'emploi   
AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 3 - CONTRACTUEL
CENTRE ÉNERGIE MATÉRIAUX TÉLÉCOMMUNICATIONS
  
Sommaire de la fonction   

Relevant du gestionnaire de l’administration du centre, la personne effectue, sous encadrement général et en collaboration avec les autres employés, un ensemble de travaux de secrétariat relativement complexes se traduisant par la responsabilité du suivi d’un dossier spécialisé ou par le suivi de divers dossiers de secrétariat. Elle assume particulièrement les fonctions de téléphoniste-réceptionniste.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, elle exécute divers travaux de secrétariat, tels que la prise d’appels pour la réception du Centre, la transmission des messages, la gestion du registre des arrivées-départs, l’envoi, le tri et la distribution du courrier, l’organisation de la logistique des réunions, des rencontres, des séminaires, des activités sociales ainsi que l’affichage des événements du Centre sur les écrans. Elle est responsable de la coordination des réservations de salles.

Elle voit à l’inventaire et à l’approvisionnement de la papeterie et des fournitures de bureau. Elle effectue les relevés d’utilisation des systèmes d’imprimerie du Centre à des fins de facturation. Elle s’occupe également de la distribution des sarraus.

Elle siège à différents comités (ex. : santé-sécurité, mesures d’urgence, etc.) et assiste aux réunions de service de l’administration du Centre.

Elle suggère des modifications susceptibles d’améliorer les procédures de travail et apporte les modifications nécessaires.

Elle conçoit, vérifie et prépare des tableaux et statistiques sur les activités sous sa responsabilité.

Elle peut être appelée à aider à la gestion des cartes d’étudiants, des registres et cartes de la bibliothèque, du système de clés, de cartes d’accès des bâtiments et en faire la distribution et la récupération.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.


Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente
  • Expérience
  • Posséder trois (3) années d’expérience pertinente
  • Autre
  • Excellent sens de l’organisation et proactif;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois tout en maintenant un travail de qualité.
  • Sens développé du service à la clientèle;
  • Entregent et facilité à communiquer;
  • Fait preuve de bon jugement et de discrétion;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Excellente connaissance de la suite MS Office.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
    Comment postuler ?   
    « Précédent