Offre d'emploi   

ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF RÉGULIER
SECRÉTARIAT GÉNÉRAL À QUÉBEC
  
Sommaire de la fonction   

Relevant du secrétaire général, en étroite collaboration avec l’adjointe aux assemblées, la personne assume la planification, la coordination et le suivi des mandats et dossiers de la direction. Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs relatifs à la préparation et au suivi des réunions des instances, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus, à la compilation d’information de gestion ainsi qu’à la gestion de l’agenda et la correspondance de la direction.

Principales tâches et responsabilités   

Plus spécifiquement, elle assure le suivi des dossiers et mandats du Secrétariat général et porte à l’attention de son supérieur, les dossiers liés aux activités périodiques. Elle assure la liaison entre le Secrétariat général, les cadres supérieurs et les directions de centres pour la gestion, le traitement et le suivi des dossiers.

Elle fournit les réponses aux questions relevant de sa compétence ou identifie celles susceptibles d’être traitées par d’autres personnes; prépare une synthèse des problèmes urgents afin de les soumettre à l’attention du secrétaire général.

Elle effectue des recherches, rassemble les renseignements pertinents, documente des dossiers, certains ayant un caractère hautement confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décisions. Elle rédige au besoin des rapports synthèses.

Elle assure, en collaboration avec l’adjointe aux assemblées, l’organisation et le suivi des réunions des instances en participant, au besoin, à la rédaction et la mise en forme des documents, incluant les projets de procès-verbaux et les projets de décisions. Elle contribue à l’organisation et à la logistique des réunions des instances.

Elle supporte le secrétaire général, les juristes et l’adjointe aux assemblées dans le cadre de la révision régulière des documents normatifs.

Elle diffuse sur le site Web de l’INRS, les documents à caractère public adoptés par les instances, incluant les décisions et les documents normatifs.

Elle s’assure du respect des procédures et de la qualité des documents envoyés aux instances en soutien à l’adjointe aux assemblées.

Elle assure le traitement des appels téléphoniques et de la correspondance de son supérieur; propose et initie des actions s’y rattachant et effectue les suivis appropriés (gestion de l’agenda, classement, réservations et comptes de dépenses, etc.).

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.



Exigences normales et habiletés particulières   
Scolarité
  • • Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques juridiques, en bureautique, ou toute autre discipline pertinente à l’emploi.
  • Expérience
  • Posséder un minimum de six (6) années d’expérience pertinente préférablement dans un contentieux en entreprise ou au sein d’un cabinet d’avocats.
  • Autre
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Excellent jugement et bon sens des priorités;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Connaissance avancée : Adobe Acrobat et suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
  • Rigueur et sens développé de l’organisation;
  • Habileté à communiquer avec divers niveaux hiérarchiques;
  • Autonome, proactive et flexible;
  • Capacité à travailler sous pression;
  • Discrétion;
  • Bonne capacité d’adaptation;
  • Connaissance de la réglementation relative aux instances décisionnelles.

  • Lieu de travail   
    Traitement   
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